«Мы помогаем СТО и автодилерам становиться технологичнее, удобнее и оперативнее»

Как, оформляя документы в электронном виде, автобизнес может снизить издержки на документооборот с клиентами-физлицами и упростить взаимодействие с ними? Рассказывает директор сервиса Безбумажный офис F.Doc* Михаил Легченко.

— Михаил, расскажите, пожалуйста, что представляет собой Безбумажный офис F.Doc?

— Безбумажный офис F.Doc — это сервис, который позволяет компаниям оформлять и подписывать документы в электронном виде с клиентами — физическими лицами. Нашим первым заказчиком был дилерский центр, который хотел оптимизировать процесс покупки автомобиля при оформлении автокредита и подписании договора на свои дополнительные услуги. В процессе реализации проекта стало понятно, что использование сервиса может помочь бизнесу не только сэкономить офисную бумагу и перейти на электронный документооборот с клиентами-физлицами, но и минимизировать риски, связанные с утерей или порчей документов, а также с их некорректным оформлением в тех случаях, когда, например, сотрудник компании или клиент забывают поставить необходимую подпись. Таким образом, можно говорить, что F.Doc позволяет бизнесу ускорять процессы оформления документов с клиентами — физическими лицами; снижать затраты на печать документов, их логистику и хранение; а также минимизировать риски их потери. Внедрение безбумажной технологии в документооборот также способствует повышению уровня клиентского сервиса.

На данный момент F.Doc пользуются более 2500 компаний из разных отраслей бизнеса: ритейл, автобизнес, недвижимость, туризм и другие. Через наш сервис документы с различными организациями подписали около 200 000 физических лиц.

— Как при помощи вашего сервиса автосервис может подписать документы в электронном виде с клиентом?

— F.Doc имеет простой линейный клиентский сценарий. Клиенту СТО нужен только смартфон с доступом в интернет, при этом скачивать приложения или устанавливать дополнительные программы на свой гаджет ему не требуется. Три условных шага — и документы подписаны.

Сотрудник СТО загружает необходимый для подписания документ в наш сервис. F.Doc отправляет клиенту СМС со ссылкой на документы. Клиент получает сообщение, переходит по ссылке, вводит проверочный код из СМС, читает документ и подписывает его нажатием одной кнопки в смартфоне.

При этом СТО может удаленно подписать с клиентом согласование дополнительных работ или другой аналогичный документ, не останавливая рабочие и производственные процессы, не тратя время на ожидание. Клиенту не потребуется приезжать в автосервис еще раз для корректировки каких-то данных: он может находиться в этот момент на работе, у себя дома, в другом городе.

— СТО может в электронном виде согласовать скорректированный заказ-наряд без ожидания визита клиента?

— Да, верно. Однако всё еще распространена практика, когда СТО согласовывают дополнительные работы через звонок клиенту. Но как минимум все записи разговоров тогда необходимо хранить, получая на это разрешение от собеседников. Кроме того, клиент может быть занят в момент звонка и не согласится обсуждать ремонт автомобиля по телефону. Аудитория стала реже отвечать на звонки с незнакомых номеров. Что ставит бизнес перед выбором: или рискнуть и провести дополнительные работы, которые могут не оплатить, или брать следующую машину в ремонт, или ждать, когда клиент выйдет на связь. Но даже при согласовании всех этих вопросов по телефону он может остаться недовольным. Клиент может возмутиться, что стоимость услуг значительно возросла, так как, допустим, не расслышал точную сумму или из устного разговора не до конца понял условия замены.

— Какие документы в электронном виде можно подписывать с помощью F.Doc?

— Большинство распространенных документов: договоры, акты, заявления, справки. Через наш сервис также можно подписывать ряд так называемых отраслевых документов: в автобизнесе это заказ-наряды, акты выполненных работ, согласование ремонта и запасных частей.

Для подписания документов Безбумажный офис F.Doc использует простую электронную подпись (ПЭП). Такая подпись имеет юридическую силу и соответствует требованиям Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Все подписанные документы хранятся в защищенном архиве и доступны СТО и клиенту.

Для того чтобы начать обмениваться с клиентом электронными документами, СТО необходимо подписать с ним соглашение об ЭДО, а также получить от клиента согласие на обработку персональных данных. Подписание соглашения об ЭДО обеспечивает законное подписание документов в электронном виде. Оформить и подписать соглашение об электронном документообороте и согласие на обработку персональных данных можно как на бумаге, так и онлайн.

— Резюмируя, чем ваш сервис полезен автобизнесу?

— Мы активно работаем с автобизнесом, помогаем СТО и автодилерам становиться технологичнее, удобнее и оперативнее. К примеру, технологию безбумажного офиса уже использует FIT Service. Безбумажный офис F.Doc также доступен в специализированной учетной системе для СТО и автомагазинов «Нетикс Трицепс». При реализации проектов по интеграции сервиса в учетные системы автосервисов мы также разработали расширение для программного продукта 1С «Альфа-Авто».

Оптимизация и автоматизация документооборота, на наш взгляд, может помочь автобизнесу в расширении воронки продаж: экономия времени и ресурсов при работе с документами способствует повышению скорости обслуживания и улучшению клиентского сервиса.

Сейчас мы запускаем для сети СТО в пилотном формате возможность автоматизированного сбора обратной связи и оценки оказываемых услуг при подписании акта выполненных работ через F.Doc. Следующим этапом мы планируем при поддержке партнеров маршрутизировать обратную связь на те онлайновые платформы с отзывами, которые СТО считают для себя наиболее релевантными. Автобизнесу это может быть интересно, так как аудитория при выборе СТО в том числе ориентируется на отзывы клиентов на таких площадках. И это уже история про управление репутацией.

— Как СТО может подключиться к Безбумажному офису F.Doc?

— Оставьте заявку на сайте. С вами свяжется менеджер и ответит на все интересующие вас вопросы. Встроить F.Doc в бизнес-процессы компании можно несколькими способами: через личный кабинет сервиса; через интеграции с популярными учетными и корпоративными системами. Выбирайте наиболее удобный для себя вариант.

sales@fdoc.ru

+7 (495) 221-77-71

*эф.док.

Реклама. Правообладатель, рекламодатель – ЗАО «ЦЦС», местонахождение: 630055, г. Новосибирск, ул. Мусы Джалиля, д. 11, кабинет 309, ОГРН 1025403189602 услуга предоставляется в соответствии с Правилами использования программы для ЭВМ «Безбумажный офис F.Doc», текст представлен на сайте fdoc.ru. 6+

Реклама / ЗАО «ЦЦС» / erid: LatgBr8VQ