Бизнес

Как СТО может оптимизировать документооборот с клиентами-физлицами?

Как СТО может оптимизировать документооборот с клиентами-физлицами?

Партнерский материал

Сталкивались ли вы с ситуацией, когда в ходе ремонта клиентского автомобиля возникала необходимость в замене какой-нибудь детали, не согласованной предварительно? И купить эту деталь можно, например, только под заказ и по стопроцентной предоплате. Как в таких случаях чаще всего поступает СТО? Согласует новые вводные с клиентом в телефонном разговоре. Почему?

Потому что у владельца автомобиля, как правило, нет времени или возможности оперативно приехать в сервис, чтобы подписать новый или скорректированный документ. Получив одобрение от клиента по телефону, СТО покупает и устанавливает необходимую деталь. Казалось бы, на этом все. Автомобиль отремонтирован, автовладелец должен быть доволен, что не пришлось дополнительно приезжать в автосервис для решения бумажных вопросов.

Однако во время передачи транспорта хозяину ситуация может повернуться иначе: клиент возмущен тем, что стоимость услуг возросла. Допустим, по телефону он не расслышал точную сумму или из устного разговора не до конца понял условия замены. Поэтому сейчас не хочет оплачивать данные запчасти и услуги.

Еще бывают ситуации, когда клиенту неудобно разговаривать в момент звонка: он на совещании, в дороге или просто занят. СТО оказывается перед выбором: или делать замену на свой страх и риск, или ждать, когда освободится клиент, а это может обернуться простоем в работе, так как машина уже разобрана и нужно выполнять работу.

Как можно было избежать конфликтной ситуации? Подписать с клиентом согласование дополнительных работ или иной аналогичный документ. Но мы помним, что у клиента не было возможности подъехать в офис на встречу с мастером. Можно было попробовать отправить ему письмо на электронную почту. Но искать письма от СТО среди остальных, отвечать на них, подтверждать — это тоже время, и тоже не всегда удобно.

Что же все-таки делать? Подписывать документы дистанционно и в электронном виде. Так можно? Да, при помощи сервисов электронного подписания документов. Например, сервиса Безбумажный офис F.Doc*.

 

Что такое F.Doc?

Безбумажный офис F.Doc представляет собой сервис для подписания документов в электронном виде с клиентами — физическими лицами. F.Doc успешно работает с СТО, агентствами недвижимости, ретейлерами, турфирмами и в других сферах бизнеса. Сервис интегрирован с популярными учетными системами.

F.Doc дает возможность подписывать договоры оказания услуг, заказ-наряды, акты выполненных работ, согласование ремонта и запасных частей и другие документы в электронном виде с клиентами-физлицами, которые при этом могут находиться где угодно: в СТО, на работе или у себя дома.

Для подписания документов Безбумажный офис F.Doc использует простую электронную подпись (ПЭП). Такая подпись имеет юридическую силу и соответствует требованиям Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Все подписанные документы хранятся в защищенном архиве и доступны СТО и клиенту.

 

Михаил Легченко, директор сервиса Безбумажный офис F.Doc: «F.Doc активно работает с автобизнесом, развивая отрасль и помогая автосервисам и автодилерам становиться технологичнее, удобнее и оперативнее. Технологию безбумажного офиса уже использует, к примеру, FIT Service. Безбумажный офис F.Doc также доступен в специализированной учетной системе для СТО и автомагазинов «Нетикс Трицепс». Бесшовная интеграция нашего сервиса с учетной системой дает возможность работающим в ней организациям подписывать документы в электронном в виде со своими клиентами — физическими лицами. Оптимизация и автоматизация документооборота, на наш взгляд, может помочь автобизнесу в расширении воронки продаж: экономия времени и ресурсов при работе с документами способствует повышению скорости обслуживания и улучшению клиентского сервиса».

 

Как F.Doc работает с СТО?

Технология безбумажного офиса помогает сделать документооборот с физическими лицами простым, быстрым и удобным. Для работы с F.Doc вашему клиенту понадобится только смартфон, при этом скачивать дополнительные приложения не придется.

Для подписания документов нужно выполнить три простых шага:

— Сотрудник автосервиса готовит документ и загружает его для подписания в сервис F.Doc.

— F.Doc отправляет клиенту СМС со ссылкой на документы.

— Клиент переходит по ссылке, вводит проверочный код из СМС, читает документ и подписывает его нажатием одной кнопки в смартфоне.

Стоит отметить, что ваш клиент не платит за использование сервиса F.Doc для подписания документов в электронном виде со СТО.

Для того чтобы начать обмениваться с клиентом электронными документами, вам необходимо подписать с ним соглашение об электронном документообороте, а также получить от клиента согласие на обработку персональных данных. Подписание соглашения является обязательным условием для признания документов, подписанных в электронном виде, равнозначными документам на бумажном носителе. Оформить и подписать соглашение об электронном документообороте и согласие на обработку персональных данных можно как на бумаге, так и онлайн.

 

F.Doc позволяет автобизнесу:

— ускорять процесс оформления и подписания документов с клиентами — физическими лицами;

— снижать затраты на их печать, логистику и хранение;

— минимизировать риски потери документов.

Внедрение безбумажной технологии в документооборот также способствует повышению уровня клиентского сервиса. СТО все больше внимания начинают уделять коммуникации с клиентами: работают с отзывами, оставленными в социальных сетях и на сайтах рекомендаций, а также внедряют удобные инструменты уведомления и записи.

Чтобы подключить сервис Безбумажный офис F.Doc, нужно оставить заявку на сайте. С вами свяжется менеджер и ответит на все вопросы по сервису.

 

Контакты:

sales@fdoc.ru

+7 (495) 221-77-71

fdoc.ru

 

*эф.док

Реклама. Рекламодатель, правообладатель ЗАО «ЦЦС», адрес: 630055, г. Новосибирск, ул. Мусы Джалиля, д. 11, кабинет 309, ОГРН 1025403189602 услуга предоставляется в соответствии с Правилами использования Программы для ЭВМ «Безбумажный офис F.Doc», текст представлен на сайте fdoc.ru 6+

Статья на правах рекламы / ЗАО «ЦЦС» / erid: LatgBwpzC

Подпишитесь на наш канал в Яндекс.Дзен
«Движок» теперь в Telegram! Подписывайтесь и узнавайте первыми о новинках и результатах тестов!
1653

Новости по теме

Названы самые продаваемые в РФ «легковушки» с «автоматом»
Бизнес / Новости

Статьи по теме

Акции и Скидки